De acordo com o artigo 1.078 do Código Civil (“CC”), as Sociedades Limitadas devem realizar, nos quatro meses seguintes ao término do seu exercício social, a assembleia de sócios para:
I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
II – designar administradores, quando for o caso; e
III – tratar de outros assuntos previstos na ordem do dia.
Para as empresas cujos exercícios sociais se encerrem em 31 de dezembro de cada ano, a assembleia ou reunião de sócios deverá ocorrer até 30 de abril.
É importante ressaltar que a administração da sociedade tem o dever de colocar à disposição dos sócios, para apreciação, o Balanço Patrimonial e o de Resultado Econômico até 30 dias antes da data marcada para a reunião ou assembleia, mediante o respectivo comprovante de entrega.
A assembleia de sócios das Sociedades Limitadas pode ser substituída por reunião, caso a sociedade tenha até dez sócios, seguindo os procedimentos previstos no Contrato Social, ou, na sua omissão, de acordo com as regras constantes do art. 1.072 e seguintes do CC, que prevê, por exemplo, a convocação de sócios por meio de anúncio de convocação publicada, no mínimo, três vezes, no órgão oficial da União ou do Estado, conforme a localidade da sede social, e em jornal de grande circulação, com antecedência mínima de oito dias. Estas formalidades são consideradas sanadas quando todos os sócios comparecem e se declaram cientes do local, data, hora e ordem do dia.
A reunião de sócios para deliberar sobre os temas acima previstos é ainda necessária em Sociedades Limitadas com apenas dois sócios, desde que apenas um deles seja o administrador, o qual ficaria impedido de votar este item da pauta. Por outro lado, caso ambos os sócios sejam os administradores da Sociedade Limitada, tornar-se-á desnecessária a reunião, uma vez que, por expressa disposição legal, ambos os sócios estarão impedidos de votar matéria que lhes diga respeito (§2º do art. 1.078 CC). Não obstante, os sócios e administradores poderiam votar livremente aqueles outros temas incluídos na ordem do dia nos quais não tenham um particular interesse.
O sócio poderá participar e votar a distância em reunião ou em assembleia, observada o regulamento do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração - DREI.
A reunião ou a assembleia poderá ser realizada de forma digital, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos sócios e os demais requisitos regulamentares.
Microempresas e empresas de pequeno porte que estejam, para fins fiscais, dispensadas de preparar balanços também devem realizar a reunião, fazendo elaborar a documentação pertinente, em atendimento às normas societárias.
Para as sociedades limitadas que possuem um único sócio (Sociedade Unipessoal), a aprovação de contas será necessária quando o administrador nomeado não seja o próprio sócio, mas, sim, um terceiro contratado para desempenhar a função de administrador. Neste caso, o sócio deverá realizar o ato de deliberação sobre as demonstrações financeiras anuais, seguindo as formalidades acima descritas.
A deliberação sobre as contas do exercício social encerrado serve de oportunidade para revisar procedimentos adotados e o curso dos negócios, bem como propor a adoção de novas políticas internas para melhorias na gestão da empresa.
Uma vez aprovadas as contas do exercício social encerrado, ficam exonerados de responsabilidade os administradores da Sociedade Limitada, bem como membros do conselho fiscal, se houver, salvo erro, dolo ou simulação (conforme §3º, artigo 1.078 do CC).
Embora não existam penalidades previstas na lei societária para o não cumprimento e observância da obrigação de deliberar anualmente sobre as matérias previstas no art. 1078 CC, acima destacadas, a junta comercial competente muitas vezes, de ofício, formula exigências para o arquivamento de atos societários diversos, condicionando o arquivamento de tais outras deliberações à prévia apresentação, para registro, do instrumento de deliberação de sócios relativa à aprovação das contas (art. 1.078 do CC).
Por outro lado, é responsabilidade do administrador cumprir e fazer cumprir as disposições legais, entre elas, o dever de convocar as reuniões e assembleias de sócios de acordo com as previsões legais e contratuais aplicáveis, razão pela qual a sua eventual omissão, a par de permitir que a convocação seja realizada por sócios, poderia dar causa à sua possível destituição ou substituição, por falha no desempenho de suas funções, bem como por sua responsabilização perante a própria sociedade e terceiros, por perdas e danos materiais e morais.
Sociedades Anônimas – Assembleia Geral Ordinária
Da mesma forma, consoante o art. 132 da Lei de Sociedades Anônimas (“LSA”), para as sociedades anônimas cujos exercícios sociais se encerrem em 31 de dezembro de cada ano, a Assembleia Geral Ordinária deverá ser realizada até o dia 30 de abril com a seguinte ordem do dia:
I - Tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras anuais;
II - Deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição dos dividendos; e
III - Eleger ou reeleger os administradores e os membros do conselho fiscal, se aplicável.
Os seguintes documentos devem ser publicados dentro dos prazos estabelecidos em lei, antes da realização da Assembleia Geral Ordinária: (i) relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) cópia das demonstrações financeiras; (iii) a opinião/parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver.
Os administradores da sociedade anônima não poderão votar, como acionistas ou procuradores, os documentos acima mencionados.
Caso sejam aprovadas retificações ou modificações nos montantes de lucro do exercício ou de obrigações da sociedade, os administradores deverão promover, no prazo de 30 dias, a republicação das demonstrações, com as retificações ordenadas pela Assembleia Geral Ordinária.
A ata da assembleia deverá ser arquivada na Junta Comercial competente no prazo de 30 dias.
Sociedades de Grande Porte – Auditoria Independente e Publicação de Balanços
De acordo com a Lei nº 11.638/07, as demonstrações financeiras das chamadas Sociedades de Grande Porte devem ser auditadas por uma empresa de auditoria independente, observando-se as disposições aplicáveis contidas na LSA, que determinam inclusive a sua publicação em jornais locais e no Diário Oficial dentro dos prazos estabelecidos em lei.
Nos termos da mencionada lei, as Sociedades de Grande Porte são as empresas de responsabilidade limitada ou sociedades que se encontrem em qualquer das seguintes situações: I - se o valor total de seus ativos até o final do exercício financeiro do ano anterior exceder R$240 milhões; ou II - a receita bruta anual seja superior a R$ 300 milhões.
A informação contida neste Informativo é de caráter geral e não constitui assessoria jurídica.
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Pursuant to the Article 1.078 of the Civil Code ("CC"), within the four months following the end of each fiscal year, limited liability companies shall hold the Partners’ Meetings, with the following purpose:
For the companies whose fiscal years close on December 31 of each year, the partners’ meetings shall take place until April 30.
The company’s management is responsible for making the Balance Sheet and the Financial Statements available for review of the Partners no later than 30 days before the date of the meeting, upon acknowledgement receipt.
The procedures of the Partners’ Meetings of limited liability companies, having up to 10 partners, are those foreseen in the Articles of Association, or in case of absence, those established in the CC, including the obligation to call the meeting by public means, duly published at least three times in the official gazette of the Union or the State, depending of the location of the company, and in local newspapers, at least eight days prior to the date of the meeting; These procedures may be disregarded when all partners attend to the meeting and declare themselves aware of the location, date, time and agenda.
Limited liability companies having only two partners are still obliged to convene the Partners’ Meetings in order to vote the matters indicated above, as long as only one of the partners has management duties, who shall not vote the accounts. On the other hand, in case both partners have management duties, the meeting will be unnecessary, due to the fact that members of the management are forbidden to vote, either as partners or attorneys-in-fact, any matter that may be of his/her interest (§2 Article 1.078 CC). Partners and managers are entitled to vote those other matters included in the agenda which are not of his/her particular interest.
The partner may participate and vote remotely in a shareholders meeting subject to the regulation of the National Department of Business Registration and Integration - DREI.
The meeting may be held digitally, respecting the legal rights of participation and expression of the partners who attend remotely to the meeting, as well as other regulatory requirements.
Small-sized business (Microempresas / Empresas de Pequeno Porte) that are for tax purposes exempted from preparing balance sheets shall also hold Partners’ Meetings, drawing up the relevant financial statements, in compliance with the corporate rules.
For limited liability companies that have a single partner (wholly owned companies), the approval of accounts will be necessary when the appointed administrator is not the holder of the equity (sole shareholder), but rather a third party hired to perform the role of administrator. In this case, the partner must perform the act of deliberation on the annual financial statements, following the formalities described above.
The Partners may take the opportunity of the annual meeting to review the internal procedures adopted by the management and the course of the business, as well as to propose the adoption of new internal policies aiming at improving the company’s management and the business performance.
The approval of the annual accounts by the Partners’ Meetings release the members of the management from liabilities, as well as members of the supervisory board (Conselho Fiscal), if any, except for willful misconduct, fraud or simulation (according to article 1.078, §3, CC).
Although the failure to comply with the above-mentioned provisions of the corporate law does not result in legal penalties, the competent registry of commerce often requires the filing of the Partners’ Meetings referred to in article 1.078 CC, as a condition to approve the filing of other corporate documents.
On the other hand, the members of the management are responsible to comply with the provisions of the corporate laws, including the duty to convene the Partners’ Meetings in accordance with the legal and contractual applicable conditions; the failure thereof may allow the Partners to consider replacing and/or dismissing the defaulting manager, as well as their liability to society and third parties, for material and moral losses and damages.
Corporations – Ordinary Shareholders’ Meetings
Likewise, pursuant to article 132 of the Corporation Law (“CL”), for the corporations whose fiscal years close on December 31 of each year, the annual shareholders’ meeting shall occur no later than April 30, with the following agenda:
I – to review the management accounts and vote the annual balance sheet and financial statements;
II – to determine the apportionment of the annual net profits and distribution of dividends;
III –to appoint or reappoint members of the management and Supervisory Board, if applicable; and
The following documents must be published within the regulated period, prior to the Annual General Meeting: (i) the management report; (ii) copy of the financial statements; (iii) the opinion of the auditors, if applicable; and (iv) the opinion of the Supervisory Board, including the dissenting votes, if any.
Members of the management are forbidden to vote, either as shareholders or attorneys-in-fact, any matter that may be of his/her interest.
In case rectifications or amendments to the amount of the annual profits or of obligations of the corporation, the members of the management must proceed with the republishing of the correct financial statements, within 30 days.
The minutes of the meeting shall be filed with the competent registry of commerce within 30 days of the meeting.
Large-sized companies - Independent Audit and Publication of Financial Statements
In accordance with Law 11.638/2007, the financial statements of companies considered “large-sized companies” (“sociedades de grande porte”) shall be prepared in accordance to the applicable provisions of the Corporate Law (Law 6.404/76 amended by Law 11.638/2007) as well as duly audited by an independent auditing firm. In addition, such financial statements shall be published in local newspapers and official gazettes within the terms established by the Corporate Law.
Pursuant to Law 11.638/07, the so-called “large-sized companies” are limited-liability companies or corporations, whether considered individually or as a group of companies under a common control, that meet the following criteria: (a) the total value of their assets as of the end of the previous financial year exceeds R$240 million or (b) their annual gross revenue exceeds R$300 million.
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