Recordamos que a Instrução Normativa no 1.634, da Receita Federal do Brasil (“SRFB”), publicada em 06 de maio de 2016 (“IN 1.634”), com as alterações ocorridas posteriormente, instituiu novas obrigações para as sociedades domiciliadas no exterior inscritas no CNPJ.
As sociedades estrangeiras inscritas no CNPJ (ou que estiverem em fase de inscrição no CNPJ) devem informar à SRFB:
• Identificação dos seus representantes legais (administradores / diretores); e
• Identificação da cadeia de participação societária até os beneficiários finais ou entidades equiparadas.
De acordo com a IN 1.634, considera-se beneficiário final a pessoa física que detenha, direta ou indiretamente, mais de 25% do capital da sociedade estrangeira e/ou que detenha ou exerça preponderância nas deliberações sociais, e que tenha poder para eleger a maioria dos administradores da sociedade, mesmo que não exerça o seu controle.
É importante destacar que, as companhias abertas (com valores ou títulos mobiliários negociados em bolsa de valores), bem como as entidades sem fins lucrativos, os organismos multilaterais, as entidades governamentais, entre outras, se equiparam aos beneficiários finais, para os efeitos da IN 1.634.
Para que a atualização do registro no CNPJ seja realizada e concluída, deverão ser apresentados à SRFB os seguintes documentos:
• Atos constitutivos da sociedade estrangeira ou a certidão de sua constituição e existência de acordo com as leis a ela aplicáveis; • Documento de identidade (D.I) ou passaporte do representante legal (administradores e diretores) da sociedade estrangeira, emitido e válido no país de origem; • Ato societário que demonstre os poderes de administração do representante legal no país de origem da sociedade estrangeira (ata de eleição dos administradores ou diretores ou documento equivalente), caso tal informação não conste dos atos constitutivos ou certidão de constituição; • Cópia autenticada da procuração que nomeie o procurador como seu representante legal no Brasil (caso não seja o próprio ato constitutivo), sendo certo que o representante legal deve ser residente no Brasil, com poderes para administrar os bens e direitos, no País, pertencentes à sociedade estrangeira e representá-la perante a SRFB; • Cópia autenticada do documento de identificação do procurador da sociedade estrangeira no CNPJ; e • Quadro de sócios e administradores (QSA) com a identificação dos indivíduos que são autorizados a representar a sociedade estrangeira, assim como o seu respectivo acionista ou sócio controlador, administradores e diretores, conforme aplicável, e seus beneficiários finais.
Os documentos acima devem ser apostilados de acordo com a Convenção de Haia e traduzidos no Brasil por tradutores públicos juramentados.
Finalmente, é importante salientar que, de acordo com o artigo 9o da IN 1.634, as sociedades estrangeiras que não cumprirem com as novas regras até o dia 31 de dezembro de 2018, estarão sujeitas à penalidade de suas inscrições no CNPJ tornarem-se suspensas e, por consequência, serão proibidas de realizarem transações junto a instituições financeiras no Brasil, inclusive movimentação de conta corrente e contratação de empréstimos.
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Updating the Foreign Entities’ Enrolment with CNPJ
This is a short reminder of the obligations set out by Normative Instruction No. 1,634 (“IN 1,634”) issued by the Brazilian Federal Revenue Office (“RFB”), published on May 6, 2016, and by its further amendments, applicable to those foreign companies registered with the CNPJ.
Those foreign companies enrolled with the CNPJ (or that are in the process to apply for their enrollments with the CNPJ) must inform and make evidence to the RFB:
• of the identity of their legal representatives (managers or administrators); and
• of the complete chain of shareholders/owners until the identification of its final beneficiaries.
According to the IN 1,634, a final beneficiary is a natural person who holds, directly or indirectly, more than a 25% equity participation in the foreign company and/or who holds or exercises a significant/prevailing influence in the corporate resolutions of the foreign company, and who has the power to elect the majority of the administrators/managers of the company, whether or not it has a majority shareholding in the foreign company.
It is important to point out that publicly-held companies (which stock / securities are traded on the stock exchange), as well as non-profit entities, government organizations or entities, among others, are equivalent to final beneficiaries, for the purposes of IN 1,634.
In order to accomplish the registration requirements, the following documents must be presented to RFB:
• the foreign company’s articles of association or incorporation deed or the complete certification of its incorporation and good standing under the applicable laws;
• the ID (identification document) or passport of its legal representatives (managers or administrators), valid and in force in the country of his/her domicile;
• the corporate act that demonstrates the powers of administration of the legal representative (managers/administrators) in the jurisdiction where the company is headquartered (minutes of shareholder’s meeting appointing the managers or administrators or equivalent document), if such information does not appear in the articles of association or incorporation deed or certification of incorporation and good standing;
• a certified copy of the power of attorney that appoints an attorney in fact as its legal representative in Brazil. This individual must be resident in Brazil and have powers to manage the assets and rights of the foreign company in Brazil and to represent it before the RFB;
• a certified copy of the ID (identification document) of the attorney in fact referred to above; and
• the chart of shareholders and managers (“QSA”) (individuals authorized to represent the foreign entity, as well as its respective controlling shareholders or partners, managers, officers and administrators, as applicable, as well as the individuals who are their final beneficiaries;
All documents above must be Apostilled according to Hague Convention and translated by sworn translators in Brazil.
Finally, it is important to note that, according to article 9 of IN 1,634, all foreign entities that fail to comply with the IN provisions until the final term (December 31, 2018) will be exposed to the penalty of having their respective CNPJ suspended and, as consequence, will be forbidden to enter into transactions with banking institutions in Brazil, including to manage their bank accounts and to make financial investments or to obtain credits.
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