Em 1 de julho de 2020, entrou em vigor a Instrução Normativa n. 81 do DREI - Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“IN DREI 81”), que revogou expressamente 45 instruções normativas, além de outras normas previstas em ofícios circulares, aplicáveis às Juntas Comerciais de todo o país.
O objetivo da IN DREI 81 é simplificar os procedimentos de registros de empresas mercantis, além de reunir, em um único instrumento, normas referentes ao processo de abertura, alteração e extinção de Sociedades Empresárias, bem como do Empresário Individual, Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada – EIRELIs e Cooperativas (em conjunto aqui denominados “Empresários e Sociedades Empresárias”), os quais estavam regulamentados em normas dispersas.
Entre importantes alterações, destacamos os seguintes pontos:
1. Nome Empresarial
O Artigo 18, da IN DREI 81, dispensa o Empresário e a Sociedade Empresária de indicarem o principal objeto social na denominação ou firma adotada, mantendo-se, contudo, a exigência de que o nome empresarial atenda aos princípios da veracidade e da novidade. Reconhece, ainda, a possibilidade de utilização de palavras em língua nacional ou estrangeira, na composição da denominação social.
O Artigo 22 reforça as restrições já existentes nos regulamentos anteriores, quanto à aprovação de registro de nome empresarial, que seja (i) idêntico ou semelhante a outro já registrado na mesma Junta Comercial; (ii) que contiver palavras ou expressões que sejam atentatórias à moral e aos bons costumes; (iii) que incluam ou reproduzam, em sua composição, siglas ou denominações de órgãos ou entidades da administração pública direta ou indireta ou de organismos internacionais, exceto quando for razoável presumir-se que, pelos demais termos contidos no nome, não causará confusão ou dúvida; (iv) com palavras ou expressões que denotem atividade não prevista no objeto; ou (v) que traga designação de porte ao seu final.
2. Dispensa de reconhecimento de firma e autenticação em documentos apresentados para registro
A nova instrução estabeleceu que os atos apresentados para registro e arquivamento na Junta Comercial estão dispensados de reconhecimento de firma e/ou de autenticação de cópia de documento por Tabelião de Notas.Desta forma, a IN DREI 81 pretende estimular uma significativa redução de custos, de burocracia e de prazos, mediante a simplificação dos processos de registro.Em contrapartida, a competência de lavrar a autenticidade da assinatura passou a ser designada ao próprio servidor da Junta Comercial, que fará mediante a comparação entre o documento original e a cópia simples apresentada.
A IN DREI 81 ainda previu, de forma alternativa, a possibilidade de representantes das partes interessadas (i.e., advogado, contador ou técnico em contabilidade) confirmarem a veracidade da assinatura das partes, através de declaração de autenticidade, conforme previsão contida no Anexo VII, da IN DREI 81. Consideram-se representantes das partes interessadas o advogado, o contador ou o técnico em contabilidade da parte interessada que assinar o requerimento de registro do ato levado a registro nas Juntas Comerciais.
3. Registro requerido presencialmente
O artigo 27 da IN DREI 81 estabelece que os documentos levados a registro deverão ser apresentados em via única e, ainda, obedecer aos requisitos mínimos de qualidade que garantam o máximo de fidelidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, quando da digitalização. O protocolo da Junta Comercial restituirá ao interessado, no ato da sua apresentação, todas as vias excedentes.
4. Registro requerido digitalmente
O artigo 32 da IN DREI 81 permite que as Juntas Comerciais, a seu critério, migrem para um sistema de registro exclusivamente digital. Podem ainda manter um Registro Digital em coexistência com os métodos tradicionais de registro (físicos), ou seja, um sistema híbrido.
A tendência atual tem sido a de que as Juntas Comerciais passem a adotar sistemas de registro digitais. Estão funcionando, atualmente, em sistema exclusivamente digital as Juntas Comerciais dos Estados de Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul.
No Estado de São Paulo, as Juntas Comerciais ainda estão operando em sistema híbrido de registro.
As Juntas Comerciais que optarem no futuro pelo Registro Digital deverão comunicar ao público em geral, bem como aos demais órgãos e conselhos profissionais competentes especificados na IN DREI 81, com no mínimo de noventa dias de antecedência, sobre esta nova sistemática de registro.
5. Transformação de associação e de cooperativas em sociedades empresárias e vice versa
A nova IN DREI 81 também consolidou o entendimento de que é possível a conversão e a transformação de associações e sociedades cooperativas em sociedades empresárias, e vice-versa. O novo entendimento resultou na revogação da Instrução Normativa DREI nº 35 de 2017, que trazia uma vedação expressa para estas operações.
6. Registro automático de atos constitutivos, alterações e extinções de EIRELIs, Empresários Individuais e Sociedades Empresárias Limitadas
Visando conferir maior agilidade aos processos de arquivamento de atos de constituição, alteração e extinção de Empresário Individual, EIRELIs e Sociedades Empresárias Limitadas, o Artigo 43 da IN DREI 81 prevê que serão deferidos de forma automática os pedidos de registro que cumpram com os seguintes requisitos:
os instrumentos adotem cláusulas padronizadas, de acordo com os Anexos II, III, IV e VI da IN DREI 81;
os requerimentos sejam instruídos com os resultados de consultas prévias de viabilidade dos respectivos nomes empresariais e de localização; e
os requerentes tenham apresentado previamente (de forma física ou digital) os documentos obrigatórios para a instrução dos pedidos de arquivamento.
As normas referentes ao registro automático dos atos acima citados entrarão em vigor a partir de 12 de outubro de 2020.
7. Previsão de quotas preferenciais, sem direito de voto, nas Sociedades Limitadas
A nova IN DREI 81 aprovou o Anexo IV, que traz o Manual de Registro das Sociedades Empresárias Limitadas.
Este novo Manual traz uma alteração às sociedades limitadas, permitindo em seu item 5.3.1 a criação de quotas preferenciais, nas condições e proporções definidas no contrato social, permitindo a atribuição de direitos políticos e econômicos diversos, inclusive a supressão ou a limitação do voto.
O referido Manual faz referência expressa à Lei de Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404, de 1976), a qual deveria ser aplicada supletivamente à sociedade limitada que pretendesse implementar a estrutura de quotas de espécies distintas (i.e, as preferenciais e as ordinárias), nos moldes similares das ações de sociedades anônimas.
Conforme a redação trazida no Manual, havendo quotas preferenciais sem direito a voto, para efeito de cálculo dos quóruns de instalação e de deliberação previstos no Código Civil, devem ser consideradas apenas as quotas com direito a voto.
Em que pese os esforços de redação empreendidos pelo Manual, entendemos que as regras atinentes às espécies de quotas preferenciais não estão plenamente amparadas pelas normas legais previstas no Código Civil, em seu Subtítulo II, Capítulo IV e, por esta razão, podem trazer inseguranças jurídicas às partes contratantes. Desta forma, uma postura mais conservadora recomendaria maior cautela antes de adotar, na estrutura de capital das sociedades empresárias limitadas, as quotas de espécie preferencial.
A informação contida neste Informativo é de caráter geral e não constitui assessoria jurídica.
ARDUIN ADVOGADOS© Todos os Direitos Reservados
New Changes and Simplifications in the Brazilian Public Registry of Business Companies
August 10, 2020
On July 1, 2020, a Normative Instruction # 81 was published by the National Department of Business Registration and Integration - DREI (henceforth the “IN DREI 81”), bringing simplifications and changes to the procedures of registrations of business companies in Brazil, revoking 45 normative instructions and other related rules, applicable to all Commercial Registries of Brazil.
The purpose of IN DREI 81 is to simplify the registration procedures of business companies, bringing together, in a single instrument, rules regarding the process of opening, amending and extinguishing Business Companies, as well as other business types, such as the Individual Entrepreneur, Individual Companies with Limited Liability - EIRELIs and Cooperatives (collectively referred to as "Entrepreneurs and Business Companies"), which were formerly regulated in dispersed rules.
Among some important changes, we highlight the following:
1. Corporate Name
Article 18, of IN DREI 81, exempts the Entrepreneur and Business Companies from indicating the main corporate purpose in their respective corporate names, provided, however, that their corporate names meet the principles of truthfulness and newness. It also accepts corporate names composed of words in both national or foreign languages.
Article 22 of IN DREI 81 reinforces the restrictions already existing in the previous regulations, regarding the approval of the registration of a corporate name, which is (i) identical or similar to another already registered with the same Commercial Registry; (ii) that contains words or expressions that are harmful to moral and good customs; (iii) that include or reproduce, in their composition, acronyms or names of bodies or entities of the direct or indirect public administration or of international organizations, except when it is reasonable to assume that, by the other terms contained in the name, it will not cause confusion or doubt; (iv) with words or expressions that denote activity not foreseen in the object; or (v) that includes a designation of the company’s economic size at the end of the name.
2. Exemption from signature certification in documents submitted for filing
The new IN DREI 81 releases acts presented for registration and filing with the Commercial Registry from notarization and/or certification by the Notary Public. In this way, IN DREI 81 intends to stimulate a significant reduction in costs, bureaucracy and deadlines, by simplifying the registration processes. On the other hand, it assigned to the Commercial Registry's server the authority to draw up the authenticity of the signature contained in the forms or instrument or to state the conformity between the original documents and their copies presented for filing.
IN DREI 81 also provided, as alternative, the possibility for a representative of the interested party (i.e, lawyer, accountant or accounting technician) to confirm the veracity of the parties' signature, through a declaration of authenticity, as provided in Annex VII, of IN DREI 81. Interested parties' representatives are considered either the lawyer, the accountant, or the accounting technician of the interested party, who signs the application for registration of the act brought for registration with the Commercial Registry.
3. Registration required in person
Article 27 of IN DREI 81 establishes that the documents submitted for registration must be submitted in a single copy and, still, obey the minimum quality requirements to ensure a maximum of conformity between the digital file and the original document, upon its digitization. The protocol of the Commercial Registry will return to the interested party, at the time of its presentation, all unnecessary copies.
4. Registration required digitally
Article 32 of IN DREI 81 allows the Commercial Registries, at their discretion, to migrate to an exclusively digital registration system. They can also maintain a Digital Registry platform in coexistence with the traditional (physical) registration methods (a hybrid system).
The current trend has been for the Commercial Registries to adopt digital registration systems. The Commercial Registries of the States of Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro, and Rio Grande do Sul are currently operating through digital systems. In the State of São Paulo, the Commercial Registry is operating under a hybrid registration system.
The Commercial Registries that choose to adopt a Digital Registry platform in the future must communicate to the general public, as well as to the other competent professional bodies and councils specified in IN DREI 81, at least ninety days in advance, about this new registration system.
5. Transformation of associations and cooperatives into business companies and vice versa
The new IN DREI 81 also consolidated the understanding that it is possible to convert and transform cooperative associations and associations into business companies, and vice versa. The new understanding resulted in the revocation of Normative Instruction DREI nº 35 of 2017, which brought a previous prohibition for these operations.
6. Automatic registration of incorporation acts, amendments, and dissolutions of EIRELIs, Individual Entrepreneurs and Limited Business Companies
Article 43 of IN DREI 81 provides that the registration application of incorporation acts, amendments and dissolutions of Individual Entrepreneurs, EIRELIs and Limited Business Companies, which comply with the following requirements, will be automatically granted:
(i) the instruments adopt standardized clauses, in accordance with Annexes II, III, IV and VI of IN DREI 81;
(ii) the requirements are instructed with the results of a previous feasibility searches of the respective corporate names and of location; and
(iii) the applicants have previously submitted (physically or digitally) the mandatory documents for the instruction of filing requests.
The rules regarding the automatic registration of the acts mentioned above will come into effect as of October 12, 2020.
7. Preferred units of Business Limited Companies, without voting rights
The new IN DREI 81 approved Annex IV, which contains the Registration Handbook for Limited Business Companies.
This new Handbook brings an amendment to limited liability companies, since its item 5.3.1 allows the creation of preferred units, under the conditions and proportions defined in the Companies’ articles of association, allowing the attribution of different political and economic rights, including the suppression or the limitation of voting rights.
The aforementioned Handbook makes express reference to the Corporation Law (Law No. 6,404, of 1976), which should be subsidiary applied to the limited company that intends to implement the structure of units of different species (i.e., the preferred and the common units), similar as those existing for corporations by shares / public corporations.
According to the wording provided in the Handbook, in case the Company creates the preferential units without voting rights, the installation and deliberation quorums provided for in the Civil Code should be calculated based only on the units, which have voting rights.
In spite of the efforts undertaken in the drafting of the section 5.3.1 of the Handbook, we understand that the creation of preferred units in business limited liability companies is not properly supported by the legal rules provided for in the Brazilian Civil Code (i.e., Subtitle II, Chapter IV) and, thus, such structure could expose the contracting parties to legal uncertainties. A more conservative legal approach to this subject matter would recommend caution before adopting these new species of preferred units in the capital structure of business limited liability companies.
The information contained in this Newsletter is of a general nature and does not constitute legal advice.
ARDUIN ADVOGADOS © All Rights Reserved