Como realizar as Assembleias Gerais e Reuniões de Sócios a Distância?


Sociedades Anônimas de Capital Fechado e Sociedades Limitadas


Um dos temas mais discutidos recentemente por especialistas em direito societário, mercado de capitais e governança corporativa é a realização de assembleias gerais e reuniões de sócios a distância pelas sociedades brasileiras.


Como já noticiado em nosso Boletim de Governança Corporativa nº1, de 17/04/2020, tendo em vista as disposições da Medida Provisória nº 931, publicada em 30 de março de 2020 (“Medida Provisória”), foram dadas novas redações aos parágrafos 1º e 2º do artigo 121, da Lei nº 6.404, de 1976 (Lei das Sociedades Anônimas), bem como incorporado um novo artigo (1.080-A) no Código Civil.


Referidas alterações legislativas vieram estabelecer a possibilidade de que os acionistas, sócios e cooperados possam participar de reuniões ou assembleias gerais de sociedades anônimas fechadas, sociedades limitadas e cooperativas (“sociedades alvo”), a distância, na forma da regulamentação emitida pelo DREI - Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração.


Com base nesta norma, o DREI publicou a Instrução Normativa nº 79, em 14 de abril de 2020 (“IN79”). Tal norma estabeleceu os procedimentos que deverão ser adotados pelas sociedades alvo, com o objetivo de permitir a participação de sócios, acionistas e cooperados a distância e a realização da votação das matérias objeto dos conclaves.


Em razão da extensão das disposições da IN79, trataremos aqui apenas das formas disponíveis e das regras sobre convocação das reuniões e assembleias a distância.


Existem, basicamente, duas formas para a realização das reuniões e assembleias de sociedades alvo a distância: Assembleia Geral ou Reunião de Sócios de forma híbrida ou semipresencial; e Assembleia Geral ou Reunião de Sócios de forma exclusivamente digital.


1) Forma híbrida:


A primeira forma prevista para a realização da Assembleia Geral ou Reunião de Sócios a distância é a forma híbrida. A forma híbrida foi também denominada na IN79 como forma “semipresencial”.

É aquela em que a Reunião de Sócios ou Assembleia Geral continua sendo realizada prioritariamente na sede das sociedades alvo, ou em outro local físico, porém, agregando ferramentas digitais, tais como, ZOOM, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, entre outras, por meio das quais os participantes poderão intervir e participar dos debates de forma remota.

Esta forma é muito interessante para sociedades alvo que preferem manter a possibilidade de realizarem as suas reuniões de forma presencial, sem, contudo, prejudicar a participação daqueles que estão em outras localidades.

Neste caso, o sócio ou acionista poderá ouvir os debates por meios remotos e exercer os seus direitos diretamente nas salas virtuais ou, ainda, por e-mail ou boletins de voto a distância (BVDs), enviados com anterioridade à administração da sociedade alvo.

Nas formas híbridas, entendemos que o Secretário da Mesa da Assembleia ou da Reunião deveria estar fisicamente presente para conduzir os trabalhos, responsabilizando-se pelos registros de presenças dos participantes, pela verificação dos quóruns de instalação e votação, pela contagem e recepção dos votos, pela abertura e pelo encerramento dos trabalhos, pelo cumprimento da ordem do dia, entre outros aspectos formais.


2) Forma exclusivamente digital:


O segundo formato previsto na IN79 é aquele exclusivamente digital. Esta forma se caracteriza pela realização da reunião ou assembleia geral por meios exclusivamente digitais, seja através de ferramentas, tais como ZOOM, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, entre outras, seja por e-mail, aplicativo ou por meio de página restrita no interior da webpage da sociedade alvo, dispensando-se, em qualquer caso, um local físico.

Neste caso, todos os participantes da Assembleia ou Reunião das sociedades alvo, inclusive o Secretário de Mesa, poderão participar, intervir e registrar os seus votos por meios exclusivamente digitais.

A IN79 tratou de considerar que, para todos os fins legais, a assembleia geral ou reunião exclusivamente digital será considerada como realizada na sede da sociedade alvo (cf. artigo 1º, parágrafo 3º).


Regras comuns aos dois formatos:


Em qualquer dos casos acima, independente da modalidade de reunião ou assembleia escolhida, a sociedade alvo deverá manter arquivados em sua sede todos os documentos e também a gravação integral da reunião realizada, pelo prazo de eventual ação que vise anular a reunião ou assembleia.


É importante mencionar que as sociedades alvo que vierem a adotar uma das modalidades de reunião ou assembleia a distância seguirão as regras sobre convocação, quórum de instalação e quórum de votação já dispostas em seus respectivos Estatutos Sociais e Contratos Sociais.


Haja vista a expressa previsão normativa, entendemos que as regras acima suprem a necessidade da existência de expressa previsão contratual ou estatutária sobre a realização de reuniões ou assembleias a distância, seja por meios híbridos ou exclusivamente digitais. Não obstante, é recomendável manter à disposição dos acionistas e administradores políticas internas ou manuais, que descrevam os procedimentos que devem ser seguidos, em cada caso.



Como convocar a assembleia ou reunião de sócios a distância?


O primeiro cuidado que se deve tomar para a realização de assembleias ou reuniões de sócios a distância diz respeito ao instrumento de convocação. A convocação deve ser feita de acordo com os requisitos já previstos no respectivo Estatuto Social ou Contrato Social, porém, agregando-se, com destaque, todas as demais instruções e comunicações acerca da realização remota da assembleia ou reunião, inclusive explicitando se a mesma será (i) híbrida ou (ii) exclusivamente digital, e quais os meios para o exercício do voto a distância.


O anúncio de convocação poderá resumir as informações acima, contanto que indique aos participantes onde as demais informações completas estarão disponíveis e acessíveis, citando a específica página da Internet para sua localização e identificação.


O anúncio de convocação deve, ainda, explicitar quais os documentos exigidos para que os acionistas ou sócios, bem como respectivos representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia, semipresencial ou digital. A entrega de documentos deve ser sempre prévia à reunião, admitindo-se o protocolo de envio por meio eletrônico.


Apesar da IN 79 ter admitido a participação de sócio ou acionista que tenha apresentado os seus documentos de identidade, com até 30 (trinta) minutos de antecedência da Reunião ou Assembleia, entendemos que, parar mitigar riscos de atraso, idealmente, deveria ser realizado um cadastro prévio dos participantes, com a checagem oportuna de todas as procurações e documentos pessoais de identidade que comprovam a capacidade e legitimidade dos que pretendem participar da Assembleia ou Reunião.


É fundamental que a sociedade alvo teste as ferramentas escolhidas para a realização da assembleia geral ou reunião antes da data marcada, de forma a se certificar de que todos os participantes poderão de fato participar e intervir, quer seja em tempo real, quer seja por meios exclusivamente digitais. Esta conduta mitigaria eventuais falhas quanto ao uso dos sistemas escolhidos e/ou erros no momento da realização da Assembleia ou Reunião.


Outra medida de cautela recomendável é a realização de um possível treinamento virtual dos participantes, de forma a explicar e testar as funcionalidades do sistema digital escolhido e de aparar dúvidas quanto ao uso dos aplicativos de voto, de acesso aos documentos que estarão disponíveis na Reunião ou Assembleia. Tal prática visa tornar mais eficiente a realização da Reunião ou da Assembleia, haja vista que nem todos os participantes estarão necessariamente familiarizados com os sistemas digitais escolhidos e com todas as suas funcionalidades. Desta forma, a administração atuaria de forma diligente, procurando equalizar os conhecimentos de todos os participantes quanto ao uso das ferramentas digitais.


Merece também destaque o parágrafo 5º, do artigo 2º da IN79. Nele há expressa desoneração da sociedade alvo de responsabilidades por problemas havidos nos equipamentos de informática dos participantes ou de suas conexões com a Internet, entre outros, tendo em vista que tais fatos fogem ao controle da sociedade alvo. Mantém-se, portanto, o entendimento de que responsabilizar as sociedades alvo por estes tipos de falhas corresponderia a um desincentivo à realização de Assembleias ou Reuniões a distância.


Nestes casos, a administração das sociedades alvo deverá determinar, oportunamente, as medidas para a mitigação de perdas de trabalhos já realizados e/ou para a recondução dos trabalhos interrompidos. Uma medida de cautela é a gravação integral dos trabalhos, em espaços curtos de tempo, visando preservar a integridade dos trabalhos realizados ao longo de toda a duração da reunião.


Por fim, a IN prevê as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas pelas sociedades alvo, mas que ainda não tenham sido realizadas, poderão ser realizadas por uma das formas a distância, desde que cem por cento dos participantes concordem de forma expressa ou participem da mesma.


Referência Normativa: IN-DREI Nº 79, de 14 de abril de 2020 - Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração


A informação contida neste Informativo é de caráter geral e não constitui assessoria jurídica.

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How to hold General Shareholders’ Meetings and Partners’ Meetings from a distance?

For Privately Held and Limited Liability Companies

One of the topics most discussed by specialists in corporate law, capital markets and corporate governance is how Brazilian companies can hold their general shareholders’ meetings and partners’ meetings at a distance.

As already reported in our Corporate Governance Bulletin n.1, dated of April 17, 2020, in view of the provisions of the Provisional Measure No. 931, published on March 30, 2020 (“Provisional Measure”), a new wording was given to paragraphs 1 and 2 of article 121, of Law 6,404, of 1976 (the Brazilian Corporation Law) and a new article 1,080-A was incorporated in the Brazilian Civil Code.


These legal changes have established the possibility that shareholders, partners and cooperative members may participate in meetings or general meetings of closed corporations, limited liability companies and cooperatives (hereinafter the “target companies”), remotely, in the form of the regulations issued by DREI – the National Department of Business Register and of Integration.


Accordingly, DREI published Normative Instruction No. 79, on April 14, 2020 (the “IN79”). This Instruction established the procedures that must be adopted by those target companies, with the objective of allowing the participation of partners, shareholders and members that are distant from the meeting place, who will be able to vote the matters subject of the conclaves.


Due to the extension of IN79, we will address in this Bulletin n.2 our understandings regarding (i) the available forms for the meetings to be held from a distance and (ii) the rules for the calling, as well as other related applicable aspects.


According to IN79, the target companies may choose two forms to hold their meetings and assemblies from a distance: (i) Shareholders’ General Meetings or Partners’ Meeting held on a hybrid way; and (ii) Shareholders’ General Meetings or Partners’ Meeting held exclusively through digital forms/tools.


1) The Hybrid Form:


The first form envisaged for the holding of the Shareholders’ General Meetings or Partners’ Meeting from a distance is the hybrid form. The hybrid form was also referred to in IN79 as a “partially-in-attendance” form.

It is one in which the Partners’ Meeting or the Shareholders’ General Meeting continues to be held primarily at the headquarters of the target companies, or in another physical location, however, adding digital tools such as ZOOM, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, among others, from which those participants at a distance will be able to intervene, to participate in the debates and to vote the matters, remotely.


The hybrid form is very interesting for those target companies that prefer to allow partners and shareholders to attend the meeting - in person - without jeopardizing the participation of those who are placed in other locations or isolated.


In this case, isolated partners or shareholders will be able to listen to the debates by remote means and to exercise their rights directly in the virtual room or, still, by e-mail or by remote voting documents (BVDs), which must be sent in advance to the target company’s management.


In this hybrid form, it is our understanding that, at least, the Secretary of the Meeting should be physically present at the location of the meeting, being responsible for the attendance records of the participants, for checking the installation and voting quorums, for counting and receiving votes, for the opening and the closing of the Meeting, for the fulfillment of the agenda, among other formal aspects.


2) Exclusively through digital forms/tools:


IN 79 also provides for the possibility to hold Shareholders’ General Meetings or Partners’ Meeting exclusively through digital forms/tools.


This form is characterized by the holding of the meeting or general assembly exclusively by digital means, either through tools, such as ZOOM, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, among others, either by e-mail, mobile applications or through access to a restricted page, available within the target company's webpage, releasing and discharging the target company to have a physical location for the meeting.


In this case, all participants in the Assembly or Meeting of the target companies, including the Secretary of the Meeting, may participate, intervene and register their votes exclusively by digital means.


IN79 considers, for all legal purposes, that the Assembly or Meeting of target companies, which have occurred exclusively by digital mean were held at the headquarters of the target company (cf. article 1, paragraph 3).


Common Rules to both forms:


In any of the above cases, target companies must keep all records (documents and a full recording of the meeting held) filed in their headquarters, for the applicable term during which any action may be filed to annul the meeting or assembly (from 2-3 years, as the case may be).


The target companies that chose one of the forms to hold a remote meeting will follow the rules and requirements regarding the meeting’s call, the installation quorum and voting quorum provided for in their respective Bylaws and Articles of Association.


In view of the express dictation provided for in IN79, it is our understanding that the target companies do not need to have an express section or provision in their respective Bylaws and Articles of Association in order to be able to hold a meeting from a distance (whether hybrid or exclusively by digital means). Nevertheless, it is recommendable to adopt an internal policy, which will be available for shareholders and members of the management, describing the procedures that must be followed, in each case.


How to call the Shareholders’ General Meetings or Partners’ Meeting to be held from a distance?


Some precautions must be adopted by those target companies that are intending to hold a meeting from a distance.


The first precaution concerns the calling of the Meeting. The summons must be made in accordance with the requirements already provided for in the respective Bylaws or Articles of Association. However, it is necessary to emphasize all other instructions and communications regarding the remote holding of the meeting, including an explanation as to whether it will be (i) hybrid or (ii) exclusively by digital means, and what are the means for voting from a distance.


The announcement of the call may summarize the information above, provided that it indicates to the participants where more complete information will be available and accessible, indicating the specific Internet webpage where the complete set of information will be found.


The call notice must also explain which documents are required to identify shareholders or partners, as well as their respective legal representatives, so that they are admitted to participate in the meeting. The delivery of the required documents must always occur prior to the meeting, allowed the sending proof by electronic means (e-mail, for instance).


Although IN79 admitted the participation of a partner or shareholder, who presented their identity documents up to 30 (thirty) minutes in advance of the Meeting, it is our understanding that, ideally, a previous registration of the participants, with a timely verification of the respective identity documents and/or powers-of-attorney that prove the capacity and legitimacy of those who intend to participate in the remote Assembly is recommendable, in order to mitigate risks of delay or other prejudices for the Meeting.


It is essential that the target company tests the tools chosen to hold the Meeting before the scheduled date, in order to make sure that all participants can actually participate and intervene, either in real time or by exclusively digital means. This conduct could help mitigating any flaws regarding the use of the chosen tools/systems and/or errors that could occur during the time of the Meeting.


Another recommended precautionary measure is to carry out a possible virtual training of the participants, in order to explain and test the functionalities of the chosen tools/systems and to resolve doubts regarding the use of voting applications, access to documents that will be available at the Meeting, etc. This practice aims at making the holding of the Meeting more efficient, given that not all participants will be necessarily familiar with the chosen tools/systems and with all their functionalities. In this way, the management of the target companies would act diligently, seeking to equalize the knowledge of all participants regarding the use of the digital tools.


Also noteworthy is paragraph 5 of article 2 of IN79. It expressly exempts the target company from liabilities regarding problems affecting the participants' computer equipment or their Internet connections, among others, given that these facts are beyond the control of the target company. In fact, holding target companies accountable for these types of failures would be counterproductive and could also represent a discouragement for the holding of remote Meetings.


In these cases, the management of the target companies must determine, in due course, the measures to mitigate any prejudice for the works already carried out and/or to resume the interrupted works. One possible precautionary measure to address this potential risk would be to provide for the full recording of the works, within short periods of time, in order to preserve the integrity of the works carried out throughout the meeting.

Finally, IN79 also established that meetings, which were already called by the target companies, but which have not yet been held, could be held by remote means, provided that one hundred percent of the participants expressly agree to this or even participate in it.


Normative Reference: IN-DREI No. 79, of April 14, 2020 - National Department of Business Registration and Integration


The information contained in this Newsletter is of a general nature and does not constitute legal advice.

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